一般の会社が中途入社社員の採用選考を行う場合、書類選考→面接の順に行います。すなわち応募者にとって、書類選考が通過しなければその先はないということです。

転職における書類は、たいてい履歴書と職務経歴書で行われます。新卒者向けの選考は履歴書と学業成績書で行われることが多いので、この点で転職とは異なります。

履歴書と職務経歴書で第一次選抜が行われるのです。そのため、良い履歴書と職務経歴書の書き方を知っていることが重要になります。

ある程度社会人経験を積んだシステムエンジニア(SE)が転職する場合、どのように応募書類を書けば良いかについてお話ししていきます。

選考書類は、自分の営業ツールであることを理解する

まず認識しておきたいのは、選考用の書類はすべて自分の価値を表現するためのツールであるということです。このように述べると、「いやそんなことはない。履歴書は、その人の過去の経歴を書くものだ」と思う人がいるかもしれません。

しかし、転職希望者が履歴書を書く目的は、会社に採用してもらうためです。会社に採用してもらうためには、あなたの書類を見た採用担当者があなたに興味を持ち、あなたに次の選考段階に進んでもらいたい、すなわちあなたと面談したいと思わせなければなりません。

履歴書を見て分からないところを面談で質問してもらえれば良いと考えるのはだめです。履歴書を一目見てすべて分かるように書かなければなりません

自分の経歴スキルがいかに会社の求めるポジションにマッチしているかがわかるようにする

企業の採用担当者は、応募書類を審査する時に、まず「この人は、会社の求めるポジションに合っているかどうか」を最初に見極めることをします。

応募者の側からすれば、自分の経歴をすべて知ってもらいたい、実績や人間性、協調性など総合的に判断してもらいたい、と思うかもしれませんが、残念ながら採用担当者はそのような視点で書類審査を行いません。

そのため、具体的には次の内容を応募書類に含めることが重要になります。一つは、自分の経歴スキルから、どのようなことを学んできて、どのようなことが仕事としてできるのかです。そして、会社の提示しているポジションに対して自分はどのように貢献できるのかを端的に示すことがポイントになります。

二つ目は、なぜあなたがその会社を選んだかです。同じ業種、業態の企業は他にもあるかもしれません。そのような中から、なぜその会社を選んだのかを訴求します。しかし、例えば「会社が自宅から近いから」「知人がこの会社を良いと言っていた」などという理由は不適切です。

なぜなら、会社は時間経過とともに状況が変わり、建物を移転するかもしれません。または、あなたの知人が会社のことをほめていたとしても、その知人がどのような評価基準でその会社を良いと言っているのかわかりません。

良いと思われる理由は、「御社企業理念の。。。という部分に共感した。なぜなら、。。。」「御社社員が、会社の雰囲気は。。。であると言っていたのを聞いて。。。」というように、その企業をある程度調査し、他社にはない魅力を感じた部分を述べることです。

業績は、必ず定量化する

過去の業績に触れる場合は、必ず定量化表現を用いましょう。「A社プロジェクトは、お客様の満足を得て成功した」よりも「A社プロジェクトは、お客様のフィードバックを得て9割以上の方に満足の評価をいただいた。コストマネジメントの結果、計画比20%削減し、会社の利益に貢献した。」のような表現を心掛けましょう。

弱みを書く場合は、強みとも取れる弱みを書く

応募書類に、あなたの性格、強み・弱みについて書くこともあります。強みはともかく、弱みを書くことは難しいものです。

しかし、弱みの認識は、重要です。弱みのない人は、基本的にいないと採用担当者は思っています。「自分に弱みがない」という見解は、自分を客観視できないとか、自己中心的でナルシストの印象を与えます。

それでは、自分の弱みとして「対立する相手に、あまり強く議論を持ちかけることができない」というのがあったとして、それをそのまま書けばよいかというと、必ずしもそうではありません。例えば、マネージャーの求人への応募者が、「相手に強く議論を持ちかけることができない」と言っているとすると、それは交渉力が乏しい、マネジメントに向いていないと思われて即選考漏れになってしまうかもしれません。

そのため、弱みに触れる場合は「強みとも取れる弱みの書き方」を学ぶ必要があります。先ほどの例であれば、「自分は、元来揉め事を好まず、対立する相手であってもトゲのある言い方はしない。厳しい交渉を数多く経験し、うまく行かなかったこともあるが、言いたいことははっきり主張することができる。」というように、どちらかというと気が弱いという弱みとともに、実直な人柄であるという強みを伝えられる文面にした方が良いでしょう。

このように、応募書類は企業の採用担当者にあなたのことを知ってもらう重要書類になります。転職活動において、採用通過率を高めるために良い応募書類を作成することが必要です。転職を決めてから一日~二日で書類を作ろうとしても、なかなかうまく行かないものですので、できれば前もって準備し、時々改訂を加えるようにして、良い応募書類を維持するようにしてください。