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システム開発のプロジェクトの場合、短納期のために少ない時間で仕上げなければならないことは多いです。そのような中で、業務システムの機能仕様設計を行っているとき、ユーザーと開発者の間で仕様の話がスムーズにまとまらないことがあります。

この状態を放置すると、プロジェクトが遅延していきます。もともと短納期だったものがさらに厳しさを増し、以後の作業にしわ寄せが出ます。やがてはプロジェクトの最初に約束した納期を守れなくなり、お客様やスポンサーなどの関係者に大きな迷惑をかけることになります

それでは、このようなときにプロジェクトマネージャーは何をしたら良いでしょうか?

ここでは、プロジェクトにおいて機能仕様の策定が遅れプロジェクトが遅延しかけたときの対処方法についてお話ししていきます。ここで述べる内容を理解することで、プロジェクトの遅延を回避しお客様やスポンサーに喜ばれるプロジェクトマネージャーのスキルを身に付けることができます。

システム稼働前にやることとやらないことを分ける

プロジェクトに残されている時間が限られている場合、今残っている検討課題のすべてを稼働前に消化することは難しいかもしれません。そのため、そのような認識をプロジェクト全体で共有した上で、「それでは稼働前にどこまでやるか」という話をしていきます。いわば、「選択と集中」です。

検討課題の中には、さほど重要ではなかったり、実際にシステムを使ってみてからでないと判断できなかったりするものもあるでしょう。また人によっては、システムの細かい使い勝手(ユーザーインターフェイス)にこだわってしまうこともあります。

このとき、それを検討したり実現したりするためにかかる工数がとても大きいと仮定します。

そのような場合は、プロジェクトの課題として、「開発工数が増加しており、システムの稼働日に間に合わなくなる恐れが出ている。連携動作する他システムにも影響をおよぼすことがある」ということを関係者に周知するようにします。

そうなると大抵の場合、重要でない課題は稼働前の実施項目から外されるでしょう。

こうして、稼働前に実施する項目を整理していきます。稼働前に実施する項目がまとまったら、今度は現仕様で稼働したときの運用案を提示します。この提案がお客様で承認されれば、稼働前の作業はとりあえず確定させることができます。

システム稼働後に使用する開発工数を残しておく

稼働前の作業が確定したら、次に行うのは「稼働後のスケジュール作成」です。前段階では、「お客様の要望事項を切るか、対応を保留にするか」の選択をしました。しかし、そのまま要望事項をなかったことにするわけにはいきません。

仮にそのようなことをすれば、お客様は不満を持ちやがてクレームに発展するかもしれません。そうならないようにするためには、お客様が納得のいく対応をする必要があります。

稼働後のスケジュールには、追加となる開発の分を含めます。追加開発の開始時期と期間は、プロジェクトの規模によって決めて良いと思います。この追加開発の期間で、時間がなくて稼働前に間に合わなかった機能を実現するのです。

ただし、追加開発を行うには費用がかかります。追加開発によって、開発費用がプロジェクトの予算を超過してしまってはなりません。そうならないように、問題項目には優先度をつけるようにします。

そして予算を超える分の開発については、例えば「別の案件で開発予算がついたときに行う」ということを提案します。追加開発では、「開発費用」と「時間」をコントロールすることがポイントとなります。

このように、短納期のプロジェクトを実行する場合は開発費用と時間のコントロールを綿密に行うことが重要です。

時間のないプロジェクトは、気持ちに余裕がなくなりつらいこともあるかもしれません。しかし、ここで述べたような方法を実践することで必ず乗り切ることができると思います。