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会社の部門ごとの業務は、さまざまな「業務パッケージソフト」(業務支援のための標準ソフト)を導入することで効率化を行うことが可能です。しかし、パッケージソフトでの業務効率化には限界があります。それは、部門システムごとにデータが分散しバラバラに管理されるために発生するものです。

ここでは、パッケージソフトで部門業務を効率化したあとに行うシステム開発の重要性についてお話ししていきます。ここで述べる内容を理解することにより、部門業務システムを統合することの意味と会社全体の業務効率化について学ぶことができます。

パッケージソフトでの業務効率化は、部門最適になりがちである

あなたの会社で、いくつかの業務パッケージソフトを導入して社内情報システムを構築したとします。ここでは、社員が情報システムを参照するための入り口となる「ポータルサイト」、社員の勤怠管理を行う「勤怠管理システム」、顧客ごとの案件情報を管理する「案件管理システム」というものを考えてみましょう。

これらのシステムは、それぞれ独立したパッケージソフトとして動くものとします。

このような情報システムの導入により、それぞれの目的「社員のシステム参照の入り口」「社員の勤怠管理」「顧客案件の管理」は達成されるでしょう。それぞれの部門業務も効率化されるはずです。

しかし、実際にシステムを使い始めると色々な問題が明らかになってきます。「社員がそれぞれのシステムを使うためには、一回ずつ別々にログインしなければならない」「部門システムごとに異なるパスワードを入力しなければならない」「システムに顧客情報を入力するため、いちいち別システムを起動して情報を参照しなければならない」など……

また、これらの部門システムを管理する「システム管理者」の仕事も大変です。社員が一人増えるたびに部門業務システムそれぞれに社員情報を登録しなければなりません。組織変更があった場合は、それぞれのシステムで社員情報を組み替えなければなりません。

このままでは、社員・システム管理者ともにいつまでも「システムを使うための余計な仕事」に振り回されることになります。このように、パッケージソフトを導入すると、多くの場合で社内に部門最適なシステムがいくつもできあがってしまうのです。

部門システムを統合することの重要性

実は、システム導入に伴い「システムを使うための余計な仕事」が増えることは珍しくありません。それは、個々の部門システムごとに「社員情報」や「顧客情報」などのさまざまな情報がバラバラに管理されているためです。

システム管理者は、社員が一人増えたときに社員情報を「部門システムA用」、「部門システムB用」、……のように個別に入力しなければなりません。

そして社員は、案件管理システムに顧客情報を入力しようとしたときに「わざわざポータルサイトから別の顧客情報システムを起動してその顧客情報を参照しなければならない」といったことが起こるのです。

このようなことから、部門システムを導入したら次は「システム統合」を行うことが重要になってきます。システム統合により、「システムを使うための余計な仕事」を減らすことができます。

システム統合は、これまでバラバラに管理されていた「社員情報」「顧客情報」などのデータを一元的に管理したり、システム間で情報連携により自動的にデータの受け渡しを行います。それによって、さまざまなメリットが生まれます。少し考えただけでも、次のようなものがあります。

  • 社員は、一度ログインすれば別システムを使うときにもその情報が引き継がれる
  • 顧客情報を入力するとき、別システムが持つ顧客データであっても簡単に呼び出せる
  • システム管理者は、社員が一人増えたときに一度だけ登録すれば全部門システムにそのデータが反映される
  • 部門システムごとにデータがバラバラに管理されることによるシステム不具合が発生しない

パッケージソフトによって部門システムが構築できたら、次はシステム統合の開発を行い社内全体の業務効率化を考えましょう。

このように、パッケージソフトによる部門システムは「システム統合」によって社内全体の業務効率化・最適化が可能です。システムで扱う社員情報などのデータは、個々の部門システムで分散させるよりも一元管理しておく方が圧倒的にメリットが大きくなります。

システム開発では、「複数のパッケージソフトを組み合わせることで社内の業務効率化を実現できる」ことを知っておいてください。