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現在、経理業務を紙の伝票主体で行っている会社は多いと思います。そのような会社が、「今後はパソコンを使って業務をシステム化したい」と思った場合、どのように進めていけば良いでしょうか?

ここでは、特に中小企業において「手書きで行っている業務をシステム化することによって、どのようなメリットがあるのか」について考えていきます。また、システム化するための一般的な流れについてもお話します。ここで述べる内容を理解することにより、その知識を会社の経理業務の効率化に役立てることができます。

経理業務をシステム化するメリット

経理の業務には、入出金項目ごとの仕訳や計算、伝票作成、税金関係の申告書作成などがあります。これらの作業では、入出金に伴う項目や金額を複数の伝票に記入したり、金額の総計を計算したりします

このように、一度記入した項目を複数の箇所に複写したり、金額の数値を計算したりする処理は、コンピューターが最も得意とするものです。これらの作業をコンピューターで処理することにより、人間の犯しやすいミス(書き写しの間違いや計算ミスなど)をほぼ防ぐことができます。

また、手書きの作業は長年の経験をもつ熟練した担当者が行うと速いかもしれませんが、担当者が変わるときに、その業務を引き継ぐのがなかなか難しい面があります。しかし業務のシステム化が行われていれば、引き継ぐ担当者はパソコンの操作のみを習得することで、比較的容易に業務の引き継ぎを行うことができます。

このように、経理業務をシステム化するメリットは大きいといえます

経理関係のパッケージソフトウェアを導入する

会社によっては、経理での金額計算にMicrosoft Excel(以下、単に「Excel」と記述します)のような表計算ソフトウェアを使っている方も多いと思います。しかし、Excelは経理業務用に限らず「汎用用途向けに作られたパッケージソフトウェア」です。

汎用的に作られたソフトウェアは、広い用途に無難に使える面がありますが、特定業務向けに使いやすい機能をほとんど装備していません。そのため、Excelだけで経理の業務を行おうとするのは非常に困難です。

Excelの持つプログラム機能(マクロ機能など)を駆使することにより、ある程度のところまでは作れるかもしれませんが、これには膨大な時間やコストがかかり現実的ではありません。

そのため、経理会計業務に特化されたパッケージソフトウェア(会計ソフト)の導入を検討することになります。日本製の会計ソフトであれば、日本の会社の制度や税制を考慮して作られているので、導入してすぐに使うことができます。

必要な機材は、パソコンとプリンター、およびインターネットへの接続環境が基本です。確定申告をパソコンから電子的に行う(e-Taxの利用)には、他に「ICカードリーダーライター」などが必要になります。

会計ソフトは、日本製のものだけでも複数あります。どの会計ソフトを選べば良いかは、会社に会計士がいればその会計士に相談するのが良いと思います。会社によく出入りしている会計士は、その会社のことをよくわかっているでしょうし、他の似たような規模・業種の会社での事例を知っているかもしれません。

または、Webで検索し会計ソフトの開発ベンダーの相談窓口(カスタマーセンターなど)に問い合わせをしても良いです。相談窓口であれば、会計ソフト導入のメリット含めて懇意に教えてくれるでしょう。それでも、いくつかの会計ソフトの中から1つを決めかねる場合、システム関連のコンサルタントに相談すればアドバイスしてもらえるでしょう。

会計ソフトの購入時、「保守サポートメニュー」のように保守対応のプランを提示されることがあります。その場合、会社やシステムの規模、あるいは担当者の業務スキルなどに応じて、保守サポートメニューを選択します。こういった保守サポートがあるのが、業務システムパッケージの特徴です。

このように、手書きの経理業務をシステム化することには業務効率化のために大きなメリットがあります。システムで使うソフトウェアは、経理であれば経理向けの特定業務向けパッケージソフトウェアを使います。

ここでの内容を実践することで、会社での経理業務をシステム化し業務の省力化や効率化が図れるようになります。