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「自社の商品をWebサイトで情報発信したい」、または「自社の業務効率化のために業務システムを導入したい」といった場合、Webシステムや業務システムの開発を検討することになります。

それでは、システム開発を業者(システム開発会社)に委託して作ってもらうとした場合、どのような手順を踏むことになるのでしょうか?

ここでは、ごく一般的なシステム開発の案件について「業者(システム開発会社)への見積り依頼を行うまでの流れ」をお話していきます。この記事が、新たに自社システムを導入しようと検討されている方への道標となれば幸いです。

どのようなシステムを作りたいのかを具体的に決める

システム開発を行うには、まず「どのようなシステムを作りたいのか」を明らかにする必要があります。それには、「システム開発の目的」および「システム開発の対象範囲」を決めていきます。

具体的にいうと、まずシステム開発の目的には「新規顧客の集客」「自社商品の紹介から販売までを行う」「社内業務の効率化を行う」など、いろいろなものが考えられます。

次にシステム開発の対象範囲については、「Webサイトのみの作成」「Webサイトからランディングページ(商品購入へ誘導するためのページ)」「商品購入用ページまでを作る」などのように、「開発する範囲」を決めていきます。

しかし、そもそも「システム導入で何ができるのか」「どういったものが作りたいのか」がぼんやりとしている方もいると思います。そのような方は、システム導入のコンサルティングを受けるのも良いでしょう。

開発の目的や対象範囲がぼんやりとしたままでシステム開発会社に見積もり依頼した場合、あなたとシステム開発会社の間で重要な部分の認識のずれが生じるかもしれません。

そのずれは、やがて無駄な作業や時間を生み出すことになりかねません。また、開発を始めたあとになって、やはりこの機能を付けておけば良かったと思うかもしれません。

システム導入のコンサルティングは、通常有料になります。それでもコンサルティングを受けてシステム開発の目的や対象範囲をはっきりさせることによって、後でそのような認識のずれが起きにくくなります。そのため、結果的にシステム開発が早く安くなるのです

ここでの作業は、システム開発におけるいわば準備作業のようなものですが、この作業を行っておくことにより、後のシステム開発会社への情報伝達をスムーズに行うことができます。

システム開発会社の情報を集める

その次に、システム開発会社の情報を集めます。このとき、検索サイトでキーワードを入力して検索してもシステム開発会社は簡単に見つけられるでしょう。

ここで入力するキーワードは、なるべく具体的に「Webサイト作成 集客 大阪」とか、「業務システム 旅費精算 東京」などとします。

なお、システム開発会社は必ずしも自社の近くになくても開発作業を行うことはできますが、「会社が近い方が対面での打ち合わせがしやすい」というメリットがあります

他にシステム開発会社の情報を集める方法として、「新聞や雑誌などの情報誌」「他のWebサイトの紹介」「知人に紹介してもらう」などがあります。

なおシステム開発企業によって得手不得手の分野があります。例えば、次に示すようなことがあげられます。

  • Webサイト作成といっても、SEO対策に強くWebサイトのコンテンツ作成には弱い
  • 業務システムには強いが、Webシステムには弱い
  • パッケージソフトウェアを大量に安く導入できるが、細かい機能カスタマイズには対応できない
  • 細かい機能カスタマイズに対応できるが、小人数の会社なので大規模なシステム開発には対応できない

すべての分野の開発に強いシステム開発会社はまずありません。このようなことから、システム開発会社の得手不得手は、必ず聞き出すようにしましょう。そして今度は、見積もりを依頼するシステム開発会社を決めていきます。

システム開発の見積りを依頼する

開発の候補となるシステム開発会社が決まったら、その企業に対してシステム開発の目的やシステムの内容を伝えて見積り依頼を行います。このとき、複数の会社に見積り依頼しても問題はありません。

見積もりの結果、システム開発会社から提案書とシステム開発の見積り金額が出てきます。初めて見積もりを取った場合、会社による金額の差が大きい(数十万円以上)こともあります。

そのような場合、会社によって作業範囲の認識が違っていることが考えられます。金額が安いというだけの理由で会社を選んでしまうと、あとのシステム開発の段階になって揉めるケースがありますので注意が必要です。

このように、システム開発を行うときには「システム開発の目的」と「システムの内容」を明確にしておくことが重要になります。この2点の軸を正しく持つことにより、複数の会社から提案を受けた場合でも迷わされずにすみます。それによって、見積もりを正確に比較検討することができます。

また、システム開発会社にも会社による得意不得意分野があります。そのような情報を入手し、ほしいシステムに合ったシステム開発会社を選ぶようにしましょう。